La pratica non si perde nel gestionale. Si perde nella posta.
Le email di ogni spedizione arrivano in un elenco solo, già attaccate alla pratica giusta — riconosciuta dal booking, dal container, dall'MRN — con priorità e sintesi scritte prima che tu le apra.
I riferimenti che riconosce da solo
MSCU 123456-7
MRN 26ITQXY12345678901
Polizza · B/L
Bolla · DDT
Il problema
Otto interlocutori, una pratica, nessun posto dove sta tutto
Cliente, terminal, agente, trasportatore, doganalista, magazzino. Ognuno scrive quando gli serve, ognuno su un filo diverso. Tenere insieme quei fili è il lavoro vero, e non lo fa nessun software che hai.
La domanda che arriva ogni giorno da ogni cliente, e la cui risposta sta già scritta in un'email di tre giorni fa che nessuno ha inoltrato.
Nessuno ha letto l'avviso del terminal. Te ne accorgi dalla fattura della sosta, che è il modo più caro possibile di accorgersene.
Chi sta seguendo quella pratica è in ferie, e la sua casella è l'unico posto in cui esiste metà della storia.
Cosa fa
Sei cose che smetti di fare a mano
Non un gestionale in più da riempire: lavoro che sparisce dalla giornata.
Tutte le caselle in un elenco
Operativo, dogana, amministrazione, WhatsApp. Anche la casella personale di chi segue i clienti storici, che oggi è un archivio a cui accede una persona sola.
Attaccata alla pratica giusta
Legge il riferimento dentro l'email — booking, container, MRN, numero di pratica — e la mette dove va. Quando il riferimento non c'è, usa mittente e storia della conversazione.
Già letta, già valutata
Ogni messaggio arriva con una priorità motivata e una riga di sintesi. Un avviso di arrivo merce e una newsletter smettono di pesare uguale nella lista.
Bozze già scritte
La risposta è pronta quando apri il messaggio, scritta con quello che è successo su quella pratica. Tu la rileggi e la mandi. L'invio resta tuo.
Una memoria a cui chiedere
«Chi doveva mandarci il certificato d'origine?» Cerca fra le email e gli allegati di quella pratica, e quando risponde ti dice da dove l'ha preso.
Chi non risponde non sparisce
Segni che aspetti un documento o una conferma, e a controllare ci pensa lui. Se la risposta non arriva te lo dice — prima che a sollecitare sia il cliente.
Come funziona
Da email a pratica, senza passare da te
Quattro passaggi, di cui tre non li fai tu.
Arriva tutto
Colleghi le caselle che usi già. La posta continua ad arrivare dove arriva oggi.
Trova il riferimento
Booking, container, MRN, numero di pratica: li riconosce nell'oggetto, nel corpo e negli allegati.
Dà una priorità
Legge con la storia di quella pratica, valuta cosa è urgente e prepara la bozza.
Diventa lavoro
Quello che resta da fare diventa un'attività, con chi la segue e da chi si aspetta risposta.
Smistamento
Riconosce la pratica prima che tu apra il messaggio
I riferimenti di questo mestiere hanno una forma: un container è quattro lettere e sette cifre, un MRN diciotto caratteri che cominciano con l'anno e il paese. Sono codici che una macchina trova meglio di una persona alle sei di sera.
- Cerca nell'oggetto, nel corpo e dentro i PDF allegati
- Senza riferimento, usa mittente, dominio e conversazione
- Quando non basta, scegli tu una volta e il filo resta attaccato
- Le regole per i mittenti fissi — terminal, agenti — le detti tu
Assistente
Sa cosa vi siete detti su quella pratica
Non è una chat generica a cui devi spiegare il contesto ogni volta. Vede le email, gli allegati e le attività delle tue pratiche, e si muove dentro il tuo perimetro: quello che non è tuo non lo vede.
- «Cosa manca per chiudere la 26/1184?»
- «Prepara il punto per il cliente sulle pratiche aperte»
- Legge i documenti allegati e i file su Google Drive e SharePoint
- Crea attività e prepara risposte mentre ne parlate
Onestà
Per chi è, e per chi non è
Meglio scoprirlo qui che dopo una call.
Ti serve se…
- Segui pratiche per più clienti e la posta è dove vivono davvero.
- Passi la giornata a rispondere «a che punto è» invece che a spedire.
- Ti è già costato caro un avviso letto in ritardo.
- Il tuo gestionale ti va bene: quello che manca sta attorno.
Non fa per te se…
- Cerchi un gestionale di spedizioni: questo non lo sostituisce.
- Ti serve che dialoghi col tuo gestionale oggi: non lo fa ancora.
- Vuoi tracking e visibilità sulla merce: quelli stanno altrove.
- Vuoi che l'AI risponda ai clienti da sola: qui l'invio è sempre umano.
Sicurezza e dati
Ti sto chiedendo la posta delle tue pratiche. So cosa vuol dire.
Qui dentro passano i tuoi clienti, i loro fornitori e i loro prezzi. È il tipo di dato che merita risposte precise, non rassicurazioni.
Password delle caselle e autorizzazioni ai servizi collegati sono cifrate nel database. Leggerlo non basta per usarle.
La separazione fra aziende non è affidata alla disciplina di chi scrive le query: sta nel database, e a ogni rilascio ci sono test automatici che verificano che tenga.
Autenticazione a due fattori con app authenticator e codici di recupero. Puoi renderla obbligatoria per tutta l'azienda.
L'AI prepara: risposte, attività, solleciti. Mandare, salvare ed eseguire resta un gesto umano. Ogni volta.
Domande frequenti
Quello che chiedono tutti
Si collega al mio gestionale di spedizioni?
Non ancora, e preferiamo dirlo subito. Oggi OSFreight lavora sulla posta: la legge, capisce a quale pratica appartiene e la mette in ordine. Lo stato della spedizione continua a stare nel tuo gestionale.
Sappiamo come arrivarci — gli stessi strumenti con cui il prodotto compila i portali dei clienti servono anche a leggere un gestionale che non ha API, che è il caso di quasi tutti. Ma è una cosa che vogliamo costruire su un cliente vero, non prima: chi entra adesso decide da quale gestionale si comincia.
Come fa a capire di quale pratica è un'email?
Dal riferimento che c'è dentro. Numero di pratica, booking, numero container, MRN, numero di polizza: sono codici con una forma riconoscibile, e stanno nell'oggetto, nel corpo o negli allegati.
Quando il riferimento non c'è — e capita spesso, perché il cliente scrive «buongiorno, novità?» — restano il mittente, il dominio e la conversazione da cui quel messaggio discende. Se non basta nemmeno quello, la pratica la scegli tu in un clic, e da lì in poi quel filo resta attaccato.
In cosa è diverso da un gestionale di spedizioni?
Non è un'alternativa: sta prima. Il gestionale sa com'è fatta la pratica — merce, tratta, documenti, dogana. OSFreight sa cosa si sono detti tutti quelli che ci girano attorno, e non è la stessa cosa.
Le pratiche non si perdono nel gestionale. Si perdono nella posta: un'email del terminal che nessuno ha letto, una richiesta del cliente rimasta senza risposta, un documento arrivato e mai inoltrato.
L'AI risponde ai clienti al posto mio?
No, e non è una cosa che manca ancora: è una scelta. La bozza te la prepara, con il contesto di quella pratica. Rileggerla e mandarla tocca a te.
In questo mestiere conta più che altrove. Una data di arrivo sbagliata detta a un cliente diventa un camion che parte quando non deve, e nessun tempo risparmiato ripaga quella telefonata.
Con quali caselle di posta funziona?
Con le caselle IMAP standard e con Microsoft 365. Ne colleghi quante ne vuoi — operativo, dogana, amministrazione, la casella personale di chi segue i clienti grossi — e finiscono tutte nello stesso elenco.
Non cambi indirizzo e non migri niente: la posta continua ad arrivare dove arriva oggi. Gestisce anche WhatsApp, che in questo settore è dove finisce metà dell'operativo.
I dati dei miei clienti dove finiscono?
Su server nell'Unione Europea. Le password delle caselle e le autorizzazioni ai servizi collegati sono cifrate nel database. Ogni azienda vede soltanto i propri dati, e a ogni rilascio ci sono test automatici che verificano che la separazione tenga.
L'analisi passa da fornitori di AI specializzati. Lo diciamo prima e non in fondo a un contratto: nella posta di una pratica ci sono i dati dei tuoi clienti e dei loro fornitori, e chi sta valutando il prodotto ha il diritto di saperlo adesso.
Quanto costa?
Adesso è in alpha privata e si entra su invito, dopo una call. Il prezzo lo stiamo decidendo insieme a chi lo usa davvero, e chi entra ora ne parla direttamente con me.
Una cosa la posso già dire: il consumo di AI è contato per azienda e ha un tetto mensile che decidi tu. La parte variabile del costo non ti arriva addosso a fine mese.
Lo posso usare con i miei colleghi?
Sì. In un'azienda stanno più persone, con due ruoli: chi gestisce anche gli account dei colleghi e chi usa soltanto il prodotto. Clienti, pratiche e conversazioni li vedete tutti.
È fatto per il gruppo che segue l'operativo — di solito da una a una decina di persone. Non per un call center a turni con degli SLA da rispettare.
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Perché esiste
«Questo software l'ho costruito per il mio lavoro, che è la consulenza, e serviva a non perdere più le cose dentro la posta. Poi ho capito che chi spedisce ha lo stesso problema in forma peggiore: più interlocutori, meno tempo, e un errore che costa una sosta. Sto aprendo l'alpha a poche case di spedizione — con ognuna ci voglio parlare, perché è quello che dite adesso a decidere cosa costruisco.»
Vediamolo insieme
Mezz'ora: mi racconti come vi arrivano le pratiche, ti mostro se ha senso per te. Se non ce l'ha, te lo dico.