Termini di servizio

Questi termini regolano l'uso di OSFreight, il servizio fornito da G8Labs S.r.l. unipersonale (Via Pisa 74, 25014 Castenedolo (BS), Italia — P.IVA e C.F. 04704320987), di seguito «G8Labs» o «noi».

Il servizio è rivolto esclusivamente a imprese e professionisti. Non è offerto a consumatori.

Il trattamento dei dati personali è regolato dall' informativa privacy e, per i dati che lavori dentro il software, dall'accordo sul trattamento dei dati, che è parte integrante di questi termini.

1. Che cos'è OSFreight

OSFreight raccoglie la posta, i messaggi e le riunioni di un'organizzazione in un'unica coda di lavoro, ne ricava attività collegate al cliente e al progetto giusto, e ci mette sopra un assistente di intelligenza artificiale che conosce il contesto.

Una cosa da capire prima di tutto il resto: l'AI propone, tu disponi. Riassunti, priorità, bozze di risposta e minute sono proposte. Nessuna email parte da sola, nessuna azione su un sistema esterno viene compiuta senza che una persona la confermi. Questa non è una limitazione temporanea: è come è fatto il prodotto.

Ne discendono due conseguenze che valgono come clausole:

• Il contenuto che invii resta tuo e sotto la tua responsabilità. Se approvi una bozza sbagliata, l'email sbagliata l'hai mandata tu.
• L'AI sbaglia. Riassume male, attribuisce una frase alla persona sbagliata, inventa un dettaglio. Non garantiamo l'esattezza di ciò che produce, e tu ti impegni a non usarla come unica fonte per decisioni che contano.

2. Fase alpha

OSFreight è in alpha privata, su invito. Non esiste una registrazione pubblica: si entra dopo una conversazione con noi, tramite un invito nominale.

Cosa significa in pratica, detto adesso e non nelle note in fondo:

• Il servizio cambia spesso. Funzioni possono essere aggiunte, modificate o tolte con poco preavviso.
• Non c'è nessun impegno sulla continuità del servizio (SLA). Ci teniamo che funzioni e ci lavoriamo tutti i giorni, ma se ti serve una garanzia contrattuale di disponibilità, oggi non possiamo dartela.
• Possono esserci malfunzionamenti. I tuoi dati sono nei backup giornalieri (§ 8), ma non è un servizio maturo e non ha senso far finta di sì.

Se questo non è compatibile con il tuo lavoro, è meglio saperlo ora.

3. Account e responsabilità

• L'account è nominale: le credenziali non si condividono.
• Il titolare dell'organizzazione decide chi entra e chi esce, e risponde di ciò che fanno i suoi utenti.
• Ti consigliamo di attivare l'autenticazione a due fattori. Possiamo renderla obbligatoria per la tua organizzazione se ce lo chiedi.
• Sei tenuto a comunicarci subito ogni sospetto di accesso non autorizzato.

Le credenziali che ci affidi

Per funzionare, il software ha bisogno di accedere alle tue caselle di posta e — se li attivi — al tuo Drive o SharePoint e al tuo calendario. Sul calendario l'accesso è di sola lettura: leggiamo gli appuntamenti, non scriviamo, non spostiamo e non cancelliamo niente. Le password e i token di accesso sono cifrati nel nostro database. Puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento, dal pannello o dalle impostazioni del tuo provider.

Il calendario lo collega la singola persona con il proprio account, non l'organizzazione: è un consenso suo, e quando quell'utenza viene disattivata il collegamento si spegne e i token vengono cancellati.

4. Cosa ti impegni a fare — la parte che riguarda le persone

Questa sezione è breve ma è quella che, se ignorata, crea problemi veri.

Il calendario collegato. Se colleghi un calendario, gli appuntamenti di lavoro e le persone invitate entrano nel software. Ti impegni a:

• dirlo a chi lavora con te, prima di collegarlo, spiegando che cosa viene letto e chi lo vedrà dentro l'organizzazione;
• ricordare che oggi il lavoro è condiviso fra chi ha accesso al pannello: ticket, riunioni e attività sono attribuiti a una persona ma restano visibili ai colleghi. Le telefonate all'assistente e le chat con l'assistente sono invece private di chi le ha fatte;
• verificare, se hai dipendenti, quali informative e adempimenti ti servono prima di attivarlo. Noi non lo possiamo fare al posto tuo.

Le riunioni. Il contenuto di una riunione può entrare in OSFreight in più modi — registrandola con i nostri strumenti, caricando un file audio, caricando o incollando una trascrizione prodotta altrove — e altri se ne aggiungeranno. In tutti, ti impegni a:

• avere il diritto di registrarla;
• informare i partecipanti che la riunione viene registrata e trascritta con strumenti automatici, e che i contenuti vengono elaborati anche da fornitori fuori dall'Unione Europea (elencati nella pagina dei sub-responsabili);
• avere una base giuridica valida per farlo.

Non lo verifichiamo e non possiamo verificarlo, e questo non dipende da come il contenuto è arrivato: che la registrazione sia stata fatta altrove o con i nostri strumenti, chi decide di registrare una riunione, con chi, e con quale base giuridica sei tu. Sei tu il titolare del trattamento di quei dati, e sei tu a rispondere di questo punto.

L'assistente telefonico. Chi chiama il tuo numero OSFreight parla con un sistema automatico. Ti impegni a renderlo riconoscibile a chi chiama e a informarlo del trattamento.

In generale, ti impegni a non usare il servizio per trattare dati che non hai il diritto di trattare, per attività illecite, o per aggirare i limiti tecnici del sistema.

5. Prezzi e pagamenti

Il servizio si compone di un canone e di un consumo pagato in anticipo.

Tutti i prezzi indicati sono al netto dell'IVA, che viene applicata in fattura secondo l'aliquota di legge. Il servizio è rivolto a soggetti titolari di partita IVA.

Il consumo — chiamate all'intelligenza artificiale, trascrizione delle riunioni, minuti di telefonata — si paga ricaricando un credito prepagato in euro, da cui l'uso viene scalato con un ricarico del 10% sul costo dei fornitori. Il saldo e ogni movimento sono sempre visibili nel pannello.

Quando il credito finisce, si fermano le funzioni AI: analisi, bozze e assistente. Tutto il resto — arrivo della posta, ticket, attività — continua a funzionare, e si lavora a mano. Prima di arrivarci ricevi un avviso di saldo basso.

Oltre al credito resta attivo un tetto mensile di spesa AI per organizzazione: dice quanto puoi bruciare al massimo in un mese, anche se hai credito. Serve a proteggerti da un uso anomalo o da un nostro errore.

Gli utenti si contano alla data in cui il canone viene addebitato, e sono quelli attivi in quel momento: non c'è un conteggio proporzionale per chi è stato aggiunto o disattivato durante il mese.

Puoi disattivare un'utenza in qualsiasi momento, dal pannello, senza cancellarla: chi è disattivato non accede più e non viene più contato nel canone, mentre il lavoro che ha fatto resta al suo nome. La disattivazione ha effetto dal rinnovo successivo: il periodo già pagato resta utilizzabile fino alla fine e non viene rimborsato.

Il credito che hai pagato e non hai usato ti viene rimborsato. Alla cessazione del contratto non resta a noi: te lo restituiamo. Il rimborso lo gestiamo a mano, quindi scrivici e lo facciamo — non c'è un pulsante, ed è voluto: sono pochi casi all'anno e preferiamo guardarli uno per uno.

Due precisazioni, perché il saldo è un numero solo e dentro ci sono due cose diverse. Si rimborsa il credito acquistato, non quello che ti abbiamo regalato: un omaggio è un omaggio. E il credito regalato si consuma per primo, così quello che hai pagato resta lì finché serve — è la regola che ti conviene, ed è anche quella che rende il conto verificabile invece che negoziabile.

Quando si paga. Il canone è anticipato: si paga all'inizio di ogni periodo mensile, che decorre dal giorno dell'attivazione e non dal primo del mese. Chi si iscrive il 20 agosto paga per il periodo dal 20 agosto al 20 settembre, e così via.

Quando arriva la fattura. Ogni importo incassato produce la sua fattura nel momento in cui viene incassato: il canone quando il pagamento del periodo va a buon fine, ogni ricarica di credito il giorno in cui la acquisti. Le fatture sono elettroniche e transitano dal Sistema di Interscambio.

Ritardi di pagamento. Se una fattura resta impagata oltre 15 giorni dal sollecito, possiamo sospendere l'accesso. La sospensione non cancella niente: i dati restano dove sono e tornano accessibili al pagamento.

Dati di fatturazione e accettazione. Per usare il pannello servono i dati con cui emettere la fattura elettronica — partita IVA, indirizzo completo, e codice destinatario o PEC — e l'accettazione di queste condizioni. Se manca qualcosa te lo diciamo dentro l'app e hai sette giorni per sistemarlo, durante i quali lavori normalmente; passati quelli, il pannello resta bloccato sulla pagina dove si completa, finché non è completo.

Il blocco riguarda l'uso del pannello, non il servizio: nel frattempo la posta continua ad arrivare, le analisi girano e le riunioni si preparano, così quando rientri trovi il lavoro di quei giorni già fatto. Lo stesso vale se cambiamo queste condizioni: te lo diciamo con il preavviso previsto al § 11, e da quando la versione nuova è in vigore hai gli stessi sette giorni per accettarla.

6. Durata e recesso

Il contratto è mensile e si rinnova da sé. Puoi disdire in qualsiasi momento scrivendoci: la disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato, che non coincide con la fine del mese solare (vedi § 5). Fino a quella data il servizio resta attivo per intero. Non ci sono penali e non c'è un periodo minimo.

Il canone del periodo in corso non viene rimborsato in caso di disdetta anticipata, perché quel periodo è già stato pagato e resta utilizzabile fino alla fine.

Possiamo recedere anche noi, con 30 giorni di preavviso. Possiamo interrompere il servizio senza preavviso solo in caso di uso illecito o di violazione grave del § 4.

7. Cosa succede ai tuoi dati quando finisce

Questa è la parte per cui vale la pena leggere fino in fondo.

1. Fino alla fine del contratto puoi chiederci in ogni momento una copia completa dei tuoi dati: un archivio con email, allegati, contatti, ticket, attività, trascrizioni, minute e registrazioni, in un formato leggibile sia da una persona sia da un altro programma. Te lo mandiamo come link a scadenza.
2. Alla chiusura del contratto l'organizzazione entra in uno stato di cancellazione: nessuno entra più, ma i dati esistono ancora. Hai 30 giorni per chiedere l'export, se non l'hai già fatto.
3. Passati i 30 giorni cancelliamo tutto: righe del database e file (allegati e registrazioni). La cancellazione è definitiva.
4. I backup: un dato cancellato sopravvive nei backup del database fino alla loro rotazione, al massimo 7 giorni oltre la cancellazione. I backup non si consultano nell'uso ordinario: si aprono solo per ripristinare il servizio.
5. Restano solo i documenti contabili e i movimenti del credito, che la legge ci obbliga a conservare per 10 anni. Non contengono i tuoi contenuti.

Su richiesta ti mandiamo una conferma scritta dell'avvenuta cancellazione.

8. Sicurezza, backup e disponibilità

Le misure tecniche sono descritte nell' informativa privacy e, in forma contrattuale, nell'Allegato B del DPA.

Sui backup, con i numeri veri: dump giornaliero del database su S3, conservato almeno 7 giorni. Significa che nel caso peggiore un guasto grave può costare fino a 24 ore di lavoro. La posta si recupera (è ancora nelle tue caselle e il software la riscarica); le minute delle riunioni no: esistono solo qui.

Lo scriviamo perché lo sappia tu e non lo scopra un giorno storto.

9. Proprietà

• I tuoi dati sono tuoi. Non li usiamo per addestrare modelli, non li vendiamo, non li usiamo per finalità nostre. Li trattiamo solo per erogarti il servizio, secondo il DPA.
• Il software è nostro. Ti diamo il diritto di usarlo per la durata del contratto: non lo compri, non lo puoi rivendere, decompilare o dare in uso a terzi.
• Suggerimenti e segnalazioni che ci mandi possiamo usarli per migliorare il prodotto, senza che questo ti dia diritti sul prodotto né obblighi noi a compensi.
• Usiamo i dati d'uso in forma aggregata e anonima (quante organizzazioni usano una funzione, quanto costa mediamente una chiamata) per capire come va il prodotto. Da questi dati non si risale a te né ai tuoi contenuti.

10. Responsabilità

Il servizio è fornito così com'è, nei limiti consentiti dalla legge. In particolare, e coerentemente con la fase alpha dichiarata al § 2, non garantiamo l'assenza di interruzioni o di errori.

Salvo i casi di dolo e colpa grave, che la legge non permette di limitare, la nostra responsabilità complessiva verso di te è limitata a quanto ci hai pagato nei 12 mesi precedenti l'evento.

Non rispondiamo dei danni indiretti, del mancato guadagno, della perdita di opportunità commerciali, né delle conseguenze di decisioni prese sulla base di contenuti prodotti dall'intelligenza artificiale (§ 1).

Non rispondiamo dei servizi di terzi che colleghi al software — la tua casella di posta, il tuo Drive, il tuo gestionale — né dei loro malfunzionamenti.

11. Modifiche

Possiamo modificare questi termini. Le modifiche sostanziali ti vengono comunicate per email con almeno 30 giorni di anticipo. Se non ti stanno bene, puoi recedere entro quel termine senza costi.

Alle modifiche dell'elenco dei sub-responsabili si applica la procedura, più specifica, descritta nella pagina dedicata.

12. Legge e foro

Si applica la legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Brescia.

Se una clausola risultasse invalida, le altre restano in vigore.

Contatti: privacy@osagent.eu — G8Labs S.r.l. unipersonale, Via Pisa 74, 25014 Castenedolo (BS), Italia.

Ultimo aggiornamento: 20 agosto 2026.